Poradnik zakupowy

W przypadku gdy znane jest oprogramowanie (nazwa, wersja, rodzaj licencji), które ma być  zakupione sytuacja sprowadza się właściwie do wyboru sprzedawcy.  Wybrane oprogramowanie można kupić zazwyczaj bezpośrednio u producenta, lub od dystrybutorów. Przy czym bardzo często cena producenta jest wyższa.

Natomiast gdy nie ma sprecyzowanych wymagań co do aplikacji, która jest potrzebna w firmie, zachęcam do zapoznania się z poniższym tekstem.  W takiej sytuacji niewątpliwie pierwszym jest :

Etap sprecyzowania wymagań, określenia funkcjonalności oprogramowania

Nie jest to specjalnie trudne w przypadku drobnych programów. Na przykład  potrzebny jest pogram do wystawiania faktur, rachunków, itp. Oczywiście konieczne jest określenie jakie dokumenty można za jego pomocą wystawić, jakie raporty powinien generować, itd. - ale ogólnie jest tego niewiele.

Problem pojawia się w przypadku większych aplikacji, systemów informatycznych (np. systemy ERP, CRM). Wówczas sprecyzowanie, co dokładnie jest potrzebne w firmie może być najtrudniejszym etapem w całym procesie doboru aplikacji. Większość inżynierów oprogramowania uważa, iż w przypadku tworzenia/wyboru programów - jest to najtrudniejszy i najważniejszy proces.

Na tym etapie pomoc specjalistów może okazać się bardzo cenna. Człowiek nie mający styczności na co dzień ze światem IT, najczęściej nie jest świadomy nowinek technicznych dostępnych w danej chwili na rynku. Jako przykład podam oprogramowanie dla przychodni lekarskich. Są systemy informatyczne, które pozwalają gromadzić kartoteki pacjentów, terminarze wizyt i jeszcze parę innych prostych standardowych funkcji. Są to produkty, które są najbardziej popularne i przy tym najłatwiej dostępne. Ale jednocześnie istnieją systemy, które dodatkowo  oferują np. rejestrację klientów online lub automatyczną rejestrację w przychodni (np ekran dotykowy lub automatyczne wydawanie numerków) - co w przypadku większych miast może okazać się strzałem w dziesiątkę.

Etap poszukiwania odpowiednich rozwiązań

Proces poszukiwania odpowiedniego programu, tj. spełniającego wszystkie (bądź większość) kryteriów obranych w etapie pierwszym,  w przypadku większych programów/ systemów informatycznych może być pracochłonny i żmudny. I również na tym etapie najlepsze  może okazać się skorzystanie z usług firm informatycznych. Oni zazwyczaj wiedzą, gdzie i w jaki sposób szukać. Po zakończeniu pracy przedstawią Państwu raport z różnymi propozycjami, lub w przypadku nie znalezienia produktów spełniających kryteria - zaproponują inne, dedykowane rozwiązania. Dodatkowo mogą zaproponować wdrożenie oraz pomoc techniczną, lub nawet rozbudowę aplikacji w przyszłości.

Nie zawsze uda się znaleźć oprogramowanie spełniające wymagania, wówczas konieczne jest rozbudowa istniejących aplikacji lub stworzenie nowej. 

W wyborze odpowiedniego oprogramowania pomocne mogą być następujące pytania.

Wybór producenta

• Czy firma długo działa na rynku ? Oczywiście nie zawsze jest to równoważne jakości rozwiązań. Niejednokrotnie produkty firm rozpoczynających swoją działalność są znacznie wyższej jakości (wysoka jakość produktów w obecnym czasie jet warunkiem koniecznym zaistnienia na rynku oprogramowania)
• Czy firma zatrudnia wykwalifikowanych pracowników ?
• Jak oceniana jest firma przez swoich klientów ?
  

Cechy oprogramowania

• Jaki jest system operacyjny, wymagania techniczne niezbędne do uruchomienia aplikacji i poprawnego funkcjonowania?
  
• W jaki sposób dostarczane jest oprogramoawnie (nośniki CD, DVD, pendrive, klucz rejestracyjny) ?
  
• Czy program jest nowoczesny, aktualny ?
  
• Intuicyjna nawigacja, prostota obsługi – aby nauka korzystania z aplikacji i samo użytkowanie nie pochłaniały zbyt wiele czasu.
  
• Czy oprogramowanie można łatwo zainstalować, odinstalować, itp?
  
• Czy oprogramowanie może być w razie konieczności dostosowane do potrzeb użytkownika?
  
• Czy oprogramowanie będzie rozwijane i czy użytkownicy mają wpływ na jego rozwój?
• Czy znana jest historia wersji wcześniejszych ?
  

Wsparcie techniczne

• Czy dystrybutor oferuje pomoc posprzedażną (telefoniczną, mailową)?
• Czy pomoc może być udzielana również u Klienta?
• Czy dystrybutor zapewnia szkolenia pracowników?
• Czy do produktu dołączana jest pomoc, dokumentacja w formie elektronicznej i (lub) papierowej? 

Koszty

• Czy oprócz zakupu licencji użytkownik jest narażony na dodatkowe koszty, np. opłaty za pomoc techniczną, aktualizację
• Jakie są koszty wdrożenia, szkoleń?
  

Zakup wybranego oprogramowania

• Czy firma sprzedająca oprogramowanie ma doświadczenie z dziedziny oprogramowania?
  
• Czy sprzedawca doradzi przy wyborze, ewentualnie zaproponuje alternatywne rozwiązania?
• Czy sprzedawca udostępnia wersje testowe, demonstracyjne aplikacji?

Podstawowe pojęcia

Licencja oprogramowania - to umowa na korzystanie z aplikacji komputerowej, zawierana pomiędzy podmiotem, któremu przysługują majątkowe prawa autorskie do utworu, a osobą, która zamierza z danej aplikacji korzystać. Umowa taka powinna określać przede wszystkim pola eksploatacji (formy wykorzystania aplikacji), czyli warunki na jakich licencjobiorca jest uprawniony do korzystania z programu. Licencje na oprogramowanie są najczęściej bardzo restrykcyjne i większość użytkowników nie czyta ich w całości. Większość takich licencji ogranicza liczbę komputerów, na których można zainstalować oprogramowanie, liczbę użytkowników którzy mogą go używać i wprowadzają wiele innych ograniczeń, które nie są bezpośrednio związane z technologią. Licencja na oprogramowanie może być terminowa lub bezterminowa.

Aplikacje bazodanowe - aplikacje korzystające z baz danych, będące interfejsem użytkownika zawartych tam danych.

Systemy CRM (Customer Relationship Management) -to zestaw narzędzi i procedur istotnych w zarządzaniu kontaktami z klientami. Oto przykład działania systemu CRM :

• W systemie informatycznym odnotowano kupno usługi lub towaru.
• Niezapłacenie rachunku w odpowiednim terminie powoduje podjęcie akcji wysłania ponaglenia.
• Jeśli system nie odnotuje wpływu pieniędzy w odpowiednim czasie spróbuje podjąć próbę przypomnienia klientowi o tym fakcie np. automatycznie drukując korespondencję do wysyłki, wysyłając SMS itp.
• Jeśli okaże się, że np. ponaglenie nie przyniosło skutku, system "klasy CRM" może dodać takiego klienta do kolejki rozmów telefonicznych pracownika firmy lub powiadomić prawnika firmy z prośbą wszczęcia postępowania sądowego.
• Automatyzacja wysyłania kartek urodzinowych dla klientów firmy, ofert handlowych (często sprofilowanych dzięki danym wcześniej zebranym w CRM)

Systemy ERP ( Enterprise Resource Planning) - czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Systemy te służą do wspomagania zarządzania znacznej ilości działań wykonywanych w przedsiębiorstwie lub grupy współpracujących ze sobą przedsiębiorstw poprzez gromadzenie oraz umożliwienie wykonywania operacji na zebranych danych . Wspomaganie to może obejmować wszystkie lub część szczebli zarządzania i ułatwia optymalizację wykorzystania zasobów oraz zachodzących procesów przedsiębiorstwa. Najczęściej stosowane moduły w systemie ERP :

• magazynowanie
• zarządzanie zapasami
• śledzenie realizowanych dostaw
• planowanie produkcji
• zaopatrzenie
• sprzedaż
• kontakty z klientami
• księgowość
• finanse
• zarządzanie zasobami ludzkimi (płace, kadry)

1. Czy mam szanse otrzymać jakieś zniżki za usługi MatSol ?

Tak, istnieje taka możliwość. Np w przypadku zakupu większej ilości produktów. Zniżki mogą otrzymać również niektóre instytucje (np. szkoły) lub stali klienci.
Również stali klienci mają szanse skorzystać ze zniżek - do produktów dołączamy kupony rabatowe uprawniające do upustów.

2. Co zyskuję podpisując z MatSol umowę o "opiece informatycznej" ?

Klienci kontraktowi są traktowani w sposób uprzywilejowany, wynika to z treści umów (np. nie mamy prawa odmówić wykonania usługi z powodu braku czasu). Czyli pewien komfort psychiczny, iż jesteśmy w każdej chwili do dyspozycji. Ponadto kontakt mailowy i telefoniczny, wiele spraw będziemy mogli z pewnością rozwiązać w ten sposób. Bardzo często również cena okazuje się znacznie mniejsza niż np. klika indywidualnych wezwań w miesiącu.

3. Dlaczego darmowe aplikacje firmy MatSol powinno się rejestrować ?

Państwo pozbywają się w ten sposób uciążliwych reklam. My dzięki temu gromadzimy dane o ilości użytkowników korzystających z naszych aplikacji. Dane te nie są wykorzystywane do innych celów.

4. Czy wszystkie produkty można rejestrować poprzez opcję na stronie Zarejestruj program ?

Nie. Tylko darmowe aplikacje firmy MatSol. Programy komercyjne należy zamówić korzystając ze sklepu internetowego

5. W jaki sposób korzystać ze sklepu internetowego MatSol ?

Aby wejść do sklepu należy kliknąć zakładkę "Sklep". Naszym celem było stworzenie bardzo prostego systemu zakupów. Z listy produktów wybierają Państwo interesujący i po kliknięciu "Więcej" wyświetlają się szczegółowe informacje. Z tego poziomu można już zamówić produkt poprzez kliknięcie "Do koszyka". W każdej chwili można dokonać zamówienia poprzez kliknięcie na zakładkę Koszyk w górnym menu.

6. Pomyliłem się wprowadzając dane w formularzu zamówienia lub zamówiłem nieodpowiednie produkty. Co teraz ?

Proszę się nie obawiać. Po każdym zamówieniu internetowym dzwonimy do Państwa w celu potwierdzenia.

7. Mam w firmie pewien problem z aplikacją, napisaną kiedyś dla nas przez pewną firmę informatyczną. Czy mogę się z takim problemem zgłosić do firmy MatSol ?

Tak. Świadczymy kompleksowe usługi informatyczne. Więc z takim, czy jakimkolwiek innym problemem z dziedziny IT można zgłaszać się do nas. Gdy potrzebna jest natychmiastowa pomoc proszę dzwonić na numery podane w zakładce Kontak. Można też skorzystać z formularza zapytania . Wówczas na pytanie odpowiemy do 24 godzin.

8. Chcę kupić program komputerowy w wersji elektronicznej, mam jednak obawy - nie robiłem tego wcześniej. Proszę o wyjaśnienie w jaki sposób się to odbywa ? 

Jest to najszybsza metoda zakupu programu komputerowego w naszym sklepie. Zamawiają Państwo produkt, następnie sprzedawca potwierdza zamówienie telefonicznie lub mailem. Gdy już zostanie ono potwierdzone dostają Państwo maila z fakturą pro-forma lub informacją o koncie bankowym i kwocie jaką należy przesłać na to konto. Gdy wpłata zostanie u nas zaksięgowana - wysyłamy instalator i klucz mailem lub pocztą standardową. 

Lokalizacja sklepu internetowego

Nasz sklep internetowy jest wbudowany w firmowy serwis www. Wejście do sklepu jest równoważne z kliknięciem zakładki "Sklep" z górnego, głównego menu.

Produkty, kategorie i podkategorie

Po lewej stronie znajduję się lista kategorii. Niektóre kategorie mają również podkategorie, itd. Po wybraniu kategorii widoczna jest ogólna lista produktów. Gdy nie zostanie wybrana, widoczne będą wszystkie produkty. Chcąc dokonać zakupu danego produktu, należy wybrać opcję "więcej". Ukażą się wówczas szczegółowe informacje o danym produkcie : nazwa, wersja, licencja, cena brutto; oraz rozbudowany opis. Ukaże się również przycisk "do koszyka". Po wciśnięciu jest możliwość wyboru ilości zamawianych produktów.

Koszyk

Wszystkie ceny produktów są cenami brutto. W każdym momencie przeglądania naszej witryny istnieje możliwość sprawdzenia zawartości koszyka. Widoczna jest tam lista produktów oraz opcje : "zmień", "usuń", "kontynuuj zakupy", "zamów"

• "zmień" - po wpisaniu nowej liczby produktów, zatwierdza dane, aktualizując obliczenia wartości
• "usuń" - usuwa dany wiersz aktualizując dane
• "zamów" - przejście do formularza zamówienia

Formularz zamówienia

Najistotniejsze (niezbędne) pola zostały oznaczone symbolem gwiazdki. Bardzo ważne jest podanie prawidłowego numeru telefonu, gdyż celu potwierdzenia zamówienia dzwonimy do Państwa. Jeśli chodzi o sposoby zapłaty, to w obecnej chwili są dwie możliwości : za pobraniem pocztowym lub przelewem. Do wyboru sposobu zapłaty służy lista rozwijana u góry formularza zamówienia. Jeśli zdecydują się Państwo na płatność przelewem bankowym wysyłamy fakturę pro-forma. Aby wysłać zamówienie należy kliknąć przycisk "Wyślij"

INFORMACJE OGÓLNE

1. Właścicielem sklepu internetowego www.matsol.pl jest F.P.H.U. MatSol, (zwanym dalej Sprzedającym).

2. Sklep realizuje zamówienia wyłącznie na terenie Polski.

3. Złożenie zamówienia w sklepie www.matsol.pl oznacza zaakceptowanie postanowień tego regulaminu.

REJESTRACJA KLIENTA

4. Klient zobowiązany jest do zgodnego ze stanem faktycznym wypełnienia "formularza zamówienia".

PRZYJĘCIE I REALIZACJA ZAMÓWIENIA

5. Przez złożenie zamówienia należy rozumieć wypełnienie "formularza zamówienia" znajdującego się na stronach sklepu.

6. Osoba fizyczna składająca zamówienie musi mieć ukończone 18 lat oraz posiadać pełną zdolność do czynności prawnych.

7. O zmianach statusu zamówienia Klient zostanie poinformowany pocztą elektroniczną na adres e-mail podany w "formularzu zamówienia".

8. Zamówienia są potwierdzane poprzez e-mail i\lub telefonicznie. Zamówienia, których nie uda się potwierdzić, nie będą realizowane.

9. Sprzedający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od realizacji zamówienia, jeżeli dane podane przez Kupującego w formularzu będą niepełne; podanie kontaktowego adresu poczty elektronicznej (e-mail) oraz numeru telefonu ułatwi rozwiązania ewentualnych zastrzeżeń dotyczących zamówienia.

10. Ceny towarów znajdujących się w ofercie Sklepu Internetowego wyrażone są w złotówkach i zawierają podatek VAT. Podane ceny nie obejmują kosztów przesyłki.

11. Koszt dostarczenia przesyłki pokrywa Klient.

12. Sprzedający zobowiązuje się w ciągu 48 godzin od otrzymania zamówienia potwierdzić zamówienie u Kupującego drogą internetową lub telefoniczną. Czas ten może zostać wydłużony w przypadku, gdy wypada on w dni uznane za wolne od pracy (niedziele i święta).

13. Terminy realizacji zamówień wynoszą od 1-10 dni.

14. Każda transakcja będzie potwierdzana FAKTURĄ VAT lub paragonem.

15. Płatność za zamówiony towar może nastąpić za pobraniem przy odbiorze towaru lub przelewem na konto Sprzedającego. W przypadku płatności przelewem zamówiony towar zostanie wysłany (w formie fizycznej lub w formie elektronicznej) do Klienta po wpłynięciu należności na konto Sprzedającego. 

16. W przypadku płatności przelewem Sprzedający wysyła fakturę VAT pro-forma lub informacje o rachunku, na który należy przesłać należność i kwotę należności na wskazany adres e-mail.

17. Zamówienia można odwołać tylko za pomocą poczty e-mail lub telefonicznie. 

GWARANCJA I REKLAMACJE

18. Reklamacje dotyczące uszkodzeń mechanicznych przesyłki powstałych podczas transportu będą rozpatrywane tylko i wyłącznie po sporządzeniu protokołu szkodowego podpisanego przez odbiorcę i dostawcę przesyłki.

19. W chwili odbioru Kupujący zobowiązany jest sprawdzić stan przesyłki. W przypadku stwierdzenia jej uszkodzenia Kupujący obowiązany jest zgłosić ten fakt dostawcy i niezwłocznie skontaktować się ze Sprzedającym.

20. Zgodnie z ustawą z dnia 2 marca 2000 (Dz.U. z 2000 r. Nr 22 poz. 271 z późniejszymi zmianami), Kupujący może odstąpić od umowy kupna w terminie 10 dni poprzez zwrot towaru w stanie niezmienionym (towar musi być dostarczony w oryginalnym opakowaniu - przesyłka nie może być rozpakowana). Jednocześnie informujemy, iż w celu dokonania zwrotu towaru niezbędny jest wcześniejszy kontakt ze Sprzedającym.

21. Zwracany towar nie może nosić śladów użytkowania, musi być zwrócony w stanie nienaruszonym,
w oryginalnym opakowaniu. Zwrot należy uzgodnić e-mailem (biuro@matsol.pl). Towar nie spełniający powyższych warunków nie zostanie przyjęty do zwrotu.

22. W razie zwrotu towaru, Klient ponosi koszty przesyłki towarów do i od Klienta.

23. W przypadku ewentualnych reklamacji należy skontaktować się ze Sprzedającym za pośrednictwem poczty e-mail lub telefonicznie. Zgłaszając reklamację należy podać imię i nazwisko zamawiającego, nr zamówienia, nr dowodu zakupu (faktury VAT) oraz opisać przedmiot reklamacji.

24. Prawo odstąpienia od umowy nie przysługuje Klientowi w wypadkach:
- dotyczących programów komputerowych po usunięciu, naruszeniu przez klienta ich oryginalnego opakowania,
- towarów, które noszą ślady użytkowania lub mają zniszczone oryginalne opakowanie,
- programów pobranych bezpośrednio przez Internet lub wysłanych pocztą elektroniczną.

25. W przypadku reklamacji towaru, warunkiem rozpatrzenia reklamacji jest przesłanie towaru na adres Sprzedającego z załączonym opisem wady i kserokopią faktury VAT.

26. W przypadkach uzasadnionych reklamacji lub zwrotów spełniających ww. warunki, gwarantujemy zwrot należności drogą przelewu bankowego na wskazane przez zamawiającego konto lub przekazem pocztowym na podany na zamówieniu adres, po potrąceniu kosztów manipulacyjnych w wysokości 5% kosztu zamówienia brutto.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

27. Sprzedający zobowiązuje się do ochrony danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Zgodnie z tą ustawą Kupujący wyraża zgodę na przechowywanie i przetwarzanie tych danych dla celów marketingowych i ewidencyjnych, tylko na potrzeby Sprzedającego. Kupującemu przysługuje prawo do wglądu w swoje dane, do ich poprawiania oraz wniesienia żądania o zaprzestaniu ich wykorzystywania.

28. Sprzedający zastrzega sobie prawo do zmiany cen towarów znajdujących się w ofercie. Zmiana cen nie dotyczy zamówień przyjętych do realizacji. Sprzedający zastrzega sobie również prawo do wycofania poszczególnych towarów z oferty.

29. W sprawach nie uregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego, Ustawy z dnia 02.03.2000 r. o ochronie niektórych praw konsumentów oraz o odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez produkt niebezpieczny.

30. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego regulaminu.